Tips Menulis Email – Jangan Membingungkan Rekan Kerja Anda

Bosan bekerja keras untuk kerajinan email yang jelas dan ringkas, hanya untuk rekan-rekan Anda merespon dengan pujian dan efektif menerapkan informasi yang Anda berikan?

Artikel ini diarahkan pada kebanyakan dari kita dalam dunia bisnis: walaupun diisi dengan niat baik, kita kadang-kadang membuat bingung atau malu terlihat di wajah penerima e-mail kami. Saya akan menjelaskan satu set secara luas digunakan praktek e-mail dalam yang nyaman bagaimana-untuk membentuk, sehingga Anda bisa menyingkirkan hal-hal di sekitar tempat kerja dengan saudara-saudara befuddling bisnis Anda.

Cara Say It

Pastikan untuk mengirim email ke penerima yang tidak memerlukan informasi tersebut. Jika Anda tidak yakin persis yang seharusnya pada ” untuk” dan garis ” cc” email Anda, kemudian hanya menjaga nama mengetikkan secara acak sampai Anda datang dengan setidaknya sepuluh atau lebih banyak orang.

Jika seseorang mengirimkan pesan bahwa Anda tidak peduli ke daftar distribusi yang besar, kemudian pastikan untuk menggunakan ” Reply All” dan mengeluh panjang lebar bahwa mereka membuang-buang waktu anda dan menyumbat inbox Anda dengan komunikasi yang tidak perlu.

Ada dua strategi besar untuk memilih dari ketika Anda menulis baris subject dari email Anda:

Gunakan baris subjek seperti ” Informasi” atau ” Satu hal lagi” yang tidak menjelaskan topik pesan. Beberapa orang berpikir itu membuat email Anda kurang jelas, atau akan sulit untuk menemukan informasi ketika Anda mencari nanti. Orang-orang adalah sekelompok kotak.

Atau gunakan pendekatan sebaliknya: meletakkan seluruh isi pesan Anda di baris subjek dan meninggalkan tubuh pesan kosong. Jika seseorang tidak membaca seluruh baris subjek dan jadi bingung ketika teks kosong, maka itu masalah mereka.

Coba akan nakal. Misalnya, baris subjek seperti ” New Swift Penjualan Inisiatif: Jual Young, Poor Irlandia Anak-anak ke Restoran bahasa Inggris untuk Daging Murah” adalah judul yang eye-catching.

Apa yang Katakanlah

Tubuh email Anda menebak siapa pun. Anda dapat mengatakan sesuatu yang tak seorang pun akan memahami atau ingat, atau Anda bisa mengatakan sesuatu yang begitu tak terlupakan bahwa hal itu mungkin muncul di review kinerja masa depan!

Merasa bebas untuk membuat klaim palsu atau tuduhan menyapu menggunakan bahasa peledak. Jangan khawatir bahwa seseorang akan meneruskan komentar Anda kepada atasan Anda, pelanggan atau tim keseluruhan proyek. Jika itu tidak terjadi, hanya mencoba menekan tombol ” undo” tombol. Dan jika anda masih khawatir, membalas semua pada aliran pesan yang sama, mengklaim bahwa Anda tidak pernah mengatakan hal semacam itu.

Bury Lede yang

Email adalah kebalikan dari jurnalisme, jadi gunakan non-struktur piramida terbalik untuk teks tubuh Anda. Simpan yang terbaik untuk yang terakhir. Pastikan bahwa teks tubuh email Anda berisi informasi sebanyak mungkin, dan bahwa semua rincian yang paling penting disajikan di akhir. Anggap saja sebagai lelucon anjing berbulu yang membutuhkan waktu yang sangat lama untuk memberitahu, dan menyimpan garis pukulan untuk kalimat terakhir. Jauhkan menebak.

Jangan khawatir tentang menulis secara jelas atau menjadi tata bahasa yang benar ketika anda mengetik pesan Anda. Hanya ingat: waktu tambahan Anda simpan dalam menulis cepat akan dibuat untuk oleh orang lain, yang akan memakan waktu lebih lama untuk membacanya. Dan jika Anda mengirim lampiran yang dilindungi sandi untuk melindungi privasi atau kerahasiaan, maka jangan lupa untuk menyebutkan password dalam tubuh email. Setiap penerima yang tidak diinginkan yang harus terjadi untuk datang di pesan Anda akan harus berterima kasih padamu.