Pikirkan Dahulu untuk Tulisan Bisnis yang Baik

Untuk korespondensi bisnis yang mendapatkan hasil, pikirkan baik-baik tentang apa yang perlu dikatakan dan bagaimana perlu dikatakan sebelum meletakkan pena untuk kertas atau jari ke keyboard.

Sementara teknologi mungkin akan membantu orang berkomunikasi lebih sering (beberapa mungkin berkata tanpa henti), ada indikasi bahwa orang berkomunikasi lebih jelas. Dalam dunia bisnis, ketidakjelasan sering diterjemahkan ke dalam kurangnya hasil – yang, dalam lingkungan yang kompetitif saat ini, dapat mengakibatkan bencana pada individu dan perusahaan. menulis Hapus dimulai dengan pemikiran yang jernih. Tips berikut dapat membantu memastikan kejelasan bahwa sebelum menulis bahwa email bisnis berikutnya, surat, laporan, atau proposal.

Pikirkan Hasil

Tanyakan, ” Apa tujuan dari email (atau surat)?” Jawabannya? Sebuah perjanjian? Sebuah janji? Jika tujuannya tidak jelas, kemungkinan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan sangat berkurang. Jadi sebelum meletakkan pena untuk kertas atau jari ke keyboard, mengidentifikasi tujuan korespondensi contoh-contoh.:

Untuk mendapatkan pelanggan kami gembira tentang peningkatan produk baru.

Untuk mendapatkan informasi harga tambahan dalam rangka untuk menyelesaikan laporan ini.

Untuk memberitahu Direksi laba kuartal pertama.

Untuk menunjukkan bahwa kami menghargai bisnis pelanggan dan untuk memeriksa peluang tambahan.

Mengetahui tujuan sebelum kata pertama ditulis terus pesan di trek dan meningkatkan kemungkinan mendapatkan hasil yang diinginkan lebih cepat dan lebih efisien.

Pikirkan Nada

Setelah mengidentifikasi tujuan, menentukan nada yang tepat, dalam kata lain, bagaimana pesan, informasi, atau permintaan akan berbunyi. Apakah nada, cahaya percakapan yang sesuai, atau ada yang perlu lebih formal?

Hati-hati tentang menjadi terlalu cerewet dan informal. Pembaca bisa membentuk kesan bahwa pesan atau permintaan yang tidak penting. Dengan cara yang sama, hindari terdengar terlalu ” Corporate.” Bahkan surat-surat paling formal, laporan, dan presentasi dapat memiliki nada ramah. Lupakan mencoba untuk menyilaukan orang dengan gaya sastra dan perintah dari jargon bisnis. Hanya berbicara dengan orang itu.

Pikirkan Reader, tidak Writer

Untuk mempengaruhi seseorang untuk bertindak, menarik apa yang orang yang peduli kebanyakan. Cara yang gagal-aman untuk menarik perhatian pembaca adalah untuk menyertakan mereka dalam kalimat pertama. Apakah menawarkan informasi, membuat rekomendasi, mengidentifikasi solusi potensial, atau hanya mengajukan pertanyaan, melibatkan pembaca dari awal Contoh.:

” Saya rasa saya bisa membantu dengan masalah pengiriman yang Anda sebutkan kemarin.”

” Ada sebuah seminar yang akan datang saya dapat membantu Anda menghasilkan lebih banyak pendapatan.”

” Aku kecewa kau menolak proposal kami, saya ingin menawarkan satu saran terakhir sebelum Saya harap Anda baik dengan pesaing kami.”

Pikirkan Draft

Ada saatnya ketika kata-kata yang sebenarnya harus diletakkan pada kertas atau layar komputer. Go untuk itu. Tapi jangan berencana untuk mengirim draf pertama-dan-saja. Periksa untuk memastikan pesan yang jelas, nada yang sesuai. Perbaiki salah ejaan dan kesalahan ketik. Dan ingat bahwa 99% dari menulis adalah menulis ulang. Jangan menggunakan alasan bahwa tidak ada waktu untuk menulis ulang. Itu seperti mengatakan tidak ada waktu untuk berpakaian dengan baik untuk rapat.

Pikirkan Reputasi

Ingat bahwa setiap bagian dari tulisan – baik itu email, surat, pesan instan, atau Twitter ” tweet” – adalah refleksi dari penulis dan profesionalisme penulis. Smart profesional membayar banyak perhatian untuk korespondensi tertulis seperti yang mereka lakukan dengan aspek lain dari karir mereka.